Cookie / Süti tájékoztató
Kedves Látogató! Tájékoztatjuk, hogy az vmkik.hu honlap felhasználói élmény fokozásának érdekében cookie-kat alkalmazunk. A honlapunk használatával ön a tájékoztatásunkat tudomásul veszi.
bővebben
Elfogadom
AA

A kivételezések és konfliktusok birodalma: ha hiányoznak a HR folyamatok

Szerző: Kálmán Edina
2021. december 01.

Munkajogi visszaélések, kivételezések szimpátia alapon, stresszfaktorok garmadája, viták és nézeteltérések: hogy csak néhány jelenséget említsünk olyan szervezetekből, ahol nincsenek tisztázott HR folyamatok. A Vas megyei HR klub rendezvényén szabályozott eljárások hiányáról, szükségességéről és felépítéséről beszélgettünk Szokoli Rékával és Jagudits Ákossal.

Vas megyei HR klub?

Mi ez, és kinek jó?

A Vas megyei HR klub a nyugat-dunántúli, humánmenedzsmenttel foglalkozó szakemberek számára létrehozott szellemi műhely. A régió cégvezetői, HR menedzserei és felelősei itt új megközelítésekkel és módszerekkel ismerkedhetnek meg, de főképp egymást segítik, saját szervezetükben már kipróbált jó gyakorlatokkal. 2021-ben a klubot gondozó Vas Megyei Kereskedelmi és Iparkamara a HR Fest-tel fogott össze, így olyan izgalmas, új témák kerültek terítékre, mint a Z-generációs munkavállalók, a csoportdinamika vagy az akciótanulásos szimuláció kérdése.

 

Mi van, ha nincsenek szabályozott HR-folyamataink?

2021. nov. 25-én, csütörtökön, a klub vendégei Szokoli Réka, az SMR Hungary HR-vezetője, és Jagudits Ákos, az Astotec Automotive Hungary digitális folyamatokért felelős igazgatója voltak. Nem véletlenül őket javasolta a HR Fest: saját megélés alapján tudtak nyilatkozni arról, hogy milyen, ha nincsenek rögzített HR-folyamatok egy szervezetben, milyen, ha vannak, és hogyan borul vagy alakul át minden a járvány következményeként.

Arra a kérdésre, hogy miért problémás, ha egy HR-folyamat nincs lefektetve, szinte egyetértésben a következő válaszok születtek:

  • tisztázatlan szerepek: sem a vezetőknek, sem a munkavállalóknak nem világos, hogy kinek mi a szerepe és felelőssége, ki miben dönthet és miben nem, ami zavart szül a rendszerben
  • viták és egyeztetések sorozata: az előbbi pontból következően jóval több a kérdés, az egyeztetési igény, sok a vita, hogy ki küldött kinek mit, és egyébként hogyan kellett volna mindezt másképp
  • munkajogi lyukak: a folyamatok hiánya szinte biztos, hogy munkajogilag hézagos helyzetet szül, ami a szervezet teljes működését kockáztatja
  • az esélyegyenlőség csökkenése: a szabályozatlanság súlyos visszaélésekre ad okot, pl. a tényleges teljesítmény helyett a vezető szimpátia alapon dönt a munkavállalók fizetésemeléséről vagy bónuszáról

Összességében folyamatok nélkül élni látszólag rugalmas, de nagyon nagy ára van ennek a rugalmasságnak. Jóval több erőforrást, érzelmi energiát és komoly kockázatok vállalását igényli mindenkitől ahhoz képest, mintha egy-egy folyamat le van rögzítve. Folyamatok nélkül a kiskapuk és kivételezések nyernek teret, az esélyegyenlőség pedig csökken.

 

Szabályozni, de mit?

Képzeljünk el egy masszív középvállalatot, mondjuk egy feldolgozó ipari céget 150 fővel, ahol egyáltalán nincsenek folyamatok leírva, nemhogy betartva. Mi az a három legfontosabb folyamat a HR területén, amit elsőként kellene itt rendbe rakni? – tettük fel a kérdést a meghívottaknak.

Réka a munkajogi folyamatokat, a jogosultsági körök kérdését és a képzést, szervezetfejlesztést említette. Ákos az üzleti működésre gyakorolt legfőbb hatásból indult ki, így számára a termelési folytonossághoz szükséges toborzás és onboarding szabályozása volt, amihez hozzányúlna. Dobogós helyezett még a munkaügyi rendszer lett.

 

( Szokoli Réka)

A klubon éles élményként került elő az az eset, amikor az egyik cég – a helyettesítési eljárások tisztázatlansága miatt – kétszer utalt bért a munkavállalóinak, majd amikor mindez kiderült, nem kis munkajogi procedúrába telt a plusz pénzt „visszakérni” tőlük…

A kulcsemberek helyettesítése kapcsán izgalmas jó gyakorlatot osztottak meg Réka: az 5 telephelyen működő SMR-nél a HR-szakemberek egymás munkakörét próbálják ki más és más telephelyeken. A helyettesítési rendszer használata nemcsak a kiesők pótlását oldja meg, de munkakör bővítés is, amely az egyes munkavállalók tanulására és motivációs szintjére is nagyon jó hatással van.

A nagyvállalati világból a kis- és közepes vállalatok is tanulhatnak bőven, hiszen náluk a helyettesítés kérdése, különösen kulcsmunkavállalók esetében, talán még fájdalmasabb következményekkel jár, mint egy multinál.

COVID: megszoksz vagy megszöksz?

A résztvevőket kifejezetten izgatta, hogy Ákos és Réka mit gondolnak a COVID hatásáról: mit művelt a járvány a HR folyamatokkal. Felrúgta ezeket? Hogy alkalmazkodnak szervezeteik az egészségügyi vagy éppen a kieső emberek pótlásának kihívásaihoz?

Ákos aláhúzta, hogy a folyamatok kiigazítását el kell különíteni az üzleti szimulációtól, tehát előre nem látott helyzetek kezelésétől. Előbbi esetben ugyanis – a lean szemlélet szerint – minden hiba eltérés a standard folyamattól, ezért a hiba okát kell megtalálni és megszüntetni. És mivel emberek vagyunk és hibázunk, rendszereinket muszáj folyamatosan fejlesztenünk.

 

(Jagudits Ákos)

 

Ezzel szemben új világállapotokra igazán csak új forgatókönyvekkel, szimulációk filmszerű lepergetésével lehet válaszolni, amely során a tehetségmenedzsment szerepe lett minden eddigieknél fontosabb. A tehetséges munkavállalók ugyanis igazi jolly jokerek, akik bevethetőek számtalan helyzetbe és munkakörbe. 

Rékáéknál sok új jó gyakorlat került előtérbe: a gyesen vagy gyeden lévő szülők reintegrációja a kiesők helyett, akik igazi kincset jelentenek szervezeti tudásuk miatt, vagy a többszintű helyettesítési mátrix kidolgozása és használata, ami a teljes cég alkalmazkodóképességét növeli. A klub tagjai számos egyéb jó gyakorlatot bedobtak a közösbe: az újraszabályozott egészségügyi eljárások bevezetése az új belépők papírjaira, a mentorrendszer használata COVID idején is, vagy a betanulási folyamat nyomon követhetősége.

Folyamatok bevezetése: mi kell a HR-esnek?

Körbejártuk a kérdést, hogy mi szükséges egy HR-vezetőnek ahhoz, hogy a HR folyamatokat be tudja vezetni vagy akár alakítani tudja.

Ne legyenek illúzióink: ha a HR-vezetőnek nincs stratégiai szerepe és felhatalmazása, bármilyen ideális folyamat is legyen, amit bevezetne, az előbb-utóbb az enyészeté lesz. Ha nincs ereje és megbecsültsége a HR osztálynak a szervezetben, a folyamat idejekorán el fog sorvadni.

A folyamatban érintett összes szereplő bevonása azonban még akkor is fontos, ha az előbbi feltételt kipipáltuk.  A folyamatot ugyanis nem a felelőse, hanem az abban szereplők mozgatják, kiemelten a vezetők. Ha ők nincsenek bevonva a folyamat kialakításába, a közös gondolkodásba, ellenállók lesznek, és saját csapatuknak sem adják majd át az információt, ezzel pedig pont ők fúrják meg a folyamatot. A szabályzatok komolyan vétele és be nem tartásuk esetén a következmények meghatározása egy másik kulcstényező. 

Mindemellett: emberek vagyunk…

A beszélgetés lezárása nagyon emberi üzenetet hordozott: ne felejtsük, a legjobb folyamat mellett is a munkavállalóink emberek, különösen ebben a COVID-sújtotta, nehéz helyzetben!

Ha azt látjuk, hogy egy kolléga kiégés közeli állapotban van, családi problémákkal küzd vagy új, és nehezen fogadja be a munkahelyi közösség, a HR osztálynak muszáj őt emberi mivoltában figyelembe venni, és kitalálni valamit személyes helyzetére. Még akkor is, amikor mindez egy szabályozott mentorálási, beillesztési vagy reintegrációs rendszer mellett történik.

Az élet színesebb, mint bármilyen fantasztikus folyamat: sérülékenységünket, különbözőségeinket ennek mentén kell megítélni a HR világában is!

Forrás